Comment devenir assistant virtuel en 2024 ? Les 4 étapes

✍️ Mis à jour le 21 février 2024

De plus en plus de professionnels exercent à 100% en télétravail. Par conséquent, de nombreux entrepreneurs et entreprises font appel à des assistants virtuels. Il y a par ailleurs une demande de plus en plus forte en ce qui concerne les assistants à distance. 💻

Devenir assistant virtuel représente aujourd’hui une véritable opportunité pour gagner sa vie grâce à internet. Mais malgré les apparences, il n’est pas facile de devenir assistant virtuel et de trouver un emploi ou des missions pour en vivre. Tu devras te former pour pratiquer ce métier et profiter de ses nombreux avantages. 

Pour t’aider, nous allons te présenter une guide complet sur comment devenir assistant virtuel en partant de zéro. Tu verras aussi en quoi consiste ce métier, à qui peut-il convenir et combien tu peux espérer gagner. 💰

Un assistant virtuel, c’est quoi ? 

Le terme d’assistant virtuel est assez généraliste et peut représenter de nombreuses activités. Mais dans la grande majorité des cas, on va parler d’assistant de direction auprès d’entreprises. Les tâches sont principalement administratives. Toutefois, il y a quelques spécialités à prendre en compte dans ce métier, que nous allons te présenter ci-dessous. ⤵️

Définition 

Un assistant virtuel est une personne physique qui fournit des services de secrétariat ou de soutien administratif à des entreprises. L’assistant virtuel, comme son nom l’indique, exerce en télétravail notamment via internet, téléphone ou fax. 

L’assistant virtuel doit maîtriser des compétences administratives, mais doit aussi être capable d’être disponible régulièrement pour répondre au téléphone, email ou autres. À côté, un assistant virtuel doit avoir un grand sens de l’organisation, mais aussi des capacités relationnelles. 🗣️

Prenons un exemple. 

Imagine que tu sois une agence web et que tu vendes des sites web personnalisés. Ton équipe se focalise sur la partie technique, c’est-à-dire la création du site web, sa mise en ligne et autres. Par contre, la partie administrative peut être déléguée à un assistant virtuel. 👨🏻‍💻

Par exemple, un assistant peut se charger simplement d’éditer la facture, réserver un nom de domaine ou autres. Mais il peut aussi communiquer avec le client pour récolter des informations concernant ses envies pour son site web. L’assistant virtuel peut en effet aussi intervenir dans la relation client. 

Concernant leur statut, les assistants virtuels sont en grande partie indépendants (autoentrepreneurs). Ils vont travailler de la même manière que d’autres métiers exercés en tant que freelances, c’est-à-dire en effectuant des missions pour des clients. Tu peux dans ce cas de figure travailler sur quelques missions à long terme ou exercer plusieurs missions sur court terme pour de nombreux clients. 👥

Mais tu peux aussi exercer le métier d’assistant virtuel en tant que salarié. Dans ce cas, tu vas travailler pour un seul employeur. Ici tu auras un contrat de travail, mais tes tâches quotidiennes pourront tout de même s’exercer en télétravail. 

Une journée type 

Là aussi, beaucoup de personnes ont tendance à penser qu’un assistant virtuel passe sa journée au téléphone à prendre des rendez-vous. Évidemment, chaque assistant à distance va avoir sa journée type mais peut aussi avoir des missions différentes. 📊

Afin de montrer à quoi peut ressembler une journée type dans la vie d’un assistant virtuel, nous allons prendre l’exemple d’un assistant qui exerce à son compte. 

Partons du principe que l’assistant virtuel a plusieurs tâches administratives à faire, dont répondre aux mails, remplir des formulaires, classer des dossiers, relancer des clients et autres. Le matin, un assistant virtuel peut commencer par ses tâches qui demandent le plus de concentration. Cela peut être le fait de répondre aux demandes des clients par mail par exemple. ✍️

L’après-midi, tu peux exercer des tâches qui nécessitent moins de concentration. Tu peux par exemple passer des appels téléphoniques afin de prendre des rendez-vous, publier sur les réseaux sociaux et autres. À la fin de la journée, tu devras aussi prendre du temps pour rédiger un compte-rendu à tes clients. Cela dépend des personnes avec lesquelles tu travailles. Dans certains cas, un message vocal suffira pour décrire à ton client les tâches que tu as effectuées dans la journée. 🔈

Toujours dans le cas d’un assistant virtuel indépendant, il faudra aussi prendre quelques minutes pour gérer ta propre comptabilité. 

À qui convient le métier d’assistant virtuel ? 

Si tu lis ce guide, c’est sûrement que tu souhaites devenir assistant virtuel. Mais peut-être que ce métier ne te convient pas. Nous allons donc te présenter ci-dessous à qui convient ce métier ainsi que les qualités nécessaires pour devenir assistant à distance. 

Pour commencer, il faut avoir un bon sens de l’organisation. En tant qu’assistant, tu vas être amené à gérer et organiser les tâches de tes clients. Par conséquent, tu dois absolument être organisé et savoir tenir un planning. Encore une fois, cela s’apprend. Ce n’est pas parce que tu es désorganisé dans ta vie privée que tu ne peux pas exercer ce métier. Tout s’apprend. 📖

Ensuite, tu devras évidemment maîtriser internet et quelques outils informatiques. Attention toutefois, pas besoin d’être un expert en informatique. Il est recommandé de maîtriser des outils comme Excel et Word ainsi que Google Drive. À côté, tu seras aussi amené à utiliser des outils de gestion de projet ou de publication de contenu. Dans certains cas, tu devras maîtriser des logiciels plus précis. Si c’est le cas, tu seras formé par tes clients avant de les utiliser. 

Pour exercer ce métier, tu devras de préférence être à l’aise à l’oral et à l’écrit. Tu seras régulièrement amené à rédiger des mails par exemple. Savoir écrire sans faute d’orthographe est donc indispensable. De la même manière, tu devras régulièrement passer des coups de téléphone pour de multiples raisons. Si cela ne te dérange pas et que tu es à l’aise à l’oral, ce métier te conviendra parfaitement. 📱

Le métier d’assistant virtuel va aussi convenir si tu aimes travailler seul. À part dans de rares cas où tu évolues dans une équipe, tu travailleras seul pour tes clients. Dans le cas où tu préfères travailler au sein d’une équipe, ce métier n’est pas vraiment fait pour toi. 

Comme tu le sais, ce métier s’exerce à 100% en télétravail. Par conséquent, il convient parfaitement si tu aimes travailler depuis chez toi. Mais en réalité, tu as simplement besoin d’un ordinateur et d’une connexion internet pour travailler. Ainsi, tu peux exercer ce métier depuis un espace de coworking, depuis un café et même depuis un pays tropical si tu le souhaites ! 🌴

Combien gagne un assistant virtuel ? 

Tu as pu voir en quoi consiste le métier d’assistant virtuel et si cette profession peut te convenir ou non. Maintenant, il est intéressant de voir combien tu peux espérer gagner en exerçant ce métier. On préfère être honnête avec toi, il est impossible de connaître précisément les revenus d’un assistant virtuel. 💻

En effet, leur rémunération va varier en fonction de nombreux facteurs. Mais grâce à plusieurs études, on peut dresser une estimation des revenus générés par un assistant à distance selon son statut. 

Si tu exerces en tant que freelance, le taux horaire va varier entre 10 et 50€ HT. Le prix que tu peux facturer par heure varie en fonction des compétences, mais aussi de ton expérience dans le domaine. Dans le cas où tu travailles entre 30 et 35 heures par semaine, tu peux espérer gagner 2000€ brut en moyenne. 💸 (À cette somme, il faudra enlever le montant des cotisations sociales et les outils dont tu as besoin pour travailler)

Selon le site Glassdoor, le salaire horaire pour un assistant virtuel est de 18€ brut. 

Comment devenir assistant virtuel ? Les 4 étapes 

À ce moment du guide, tu dois à peu près savoir si le métier d’assistant virtuel est fait pour toi ou non. Si tu souhaites en faire ton métier, nous allons te montrer toutes les étapes à suivre pour devenir assistant virtuel en partant de zéro. 

Étape 1 : Apprendre les bases du métier d’assistant virtuel 

Pour être assistant virtuel, tu n’as pas besoin d’un diplôme en particulier. Mais tu t’en doutes bien, tu dois quand même avoir certaines compétences. Avant de proposer tes services en tant que freelance ou de chercher un emploi, tu devras te former. 📚

Pour te former au métier d’assistant virtuel, il y a plusieurs méthodes. Nous allons t’en présenter les plus efficaces. 

Pour commencer, tu peux te former en lisant des livres. Sur Amazon ou sur une librairie en ligne, tu peux trouver de nombreux ouvrages, notamment sur le métier d’assistant de direction. Il existe un tas de livres qui te permettront d’apprendre les compétences clés (secrétariat, réseaux sociaux, service client, etc.) pour devenir assistant virtuel. 💻

En lisant des livres, tu pourras en apprendre plus sur le métier. De la même manière, tu pourras aussi trouver des techniques pour attirer tes premiers clients. Les livres sont une méthode pas chère pour te former, mais assez limitée pour être honnête. 

La deuxième méthode va être tout simplement de consulter des vidéos sur YouTube. Sur cette plateforme, tu peux trouver de nombreux tutoriels pour apprendre et te lancer dans tout type d’activité, dont celle de l’assistanat web. 

Grâce à ce type de vidéos, tu pourras en savoir plus avant de te lancer. Il existe des vidéos qui te montreront des exemples des missions à effectuer quand on est assistant web. Certains contenus présentent aussi une journée type dans la peau de ce métier. 📅

C’est un moyen entièrement gratuit de te former avant de proposer tes services d’assistant virtuel. Généralement, tu pourras trouver des formations gratuites pour te former sur certaines compétences ou pour apprendre à trouver des clients. Mais encore une fois, c’est assez limité et tu devras longtemps chercher avant de trouver un modèle qui te montre point par point comment te lancer. 

La dernière méthode est simplement d’opter pour une formation premium. Dans ce type de cursus, tu vas être guidé par un assistant virtuel qui a déjà des années d’expérience. Le formateur va t’apprendre toutes les compétences à maîtriser pour devenir assistant web. 👩‍💻

Mais ce type de formation est aussi un véritable guide pour trouver des clients et rentabiliser son activité. Car tu t’en doutes bien, de nombreux assistants web ne sont pas rentables, ou alors exercent à mi-temps. Le but est d’en vivre et le formateur te montrera donc comment trouver suffisamment de clients pour dégager un salaire avec cette activité. 

C’est la méthode la plus onéreuse, il n’y a aucun doute. Par contre, opter pour une formation pour devenir assistant virtuel te permettra d’obtenir des résultats bien plus rapides. Tu augmentes aussi grandement tes chances de trouver des clients. En effet, certains formateurs pourront te mettre à disposition leur réseau. 🌐

Étape 2 : Trouver ses premiers clients / son premier emploi 

Une fois que tu maîtrises les compétences clés du métier d’assistant web, il est temps de trouver tes premiers clients. Encore une fois, il y a plusieurs méthodes afin de trouver des clients. Nous allons donc te montrer les techniques les plus efficaces pour décrocher tes premiers contrats en ligne. 🤝

Pour commencer, tu peux t’inscrire sur des plateformes de freelancing. Ces plateformes mettent en relation des indépendants et des professionnels/particuliers. Grâce à ces plateformes, tu vas pouvoir vendre tes services et trouver des clients facilement. 

Prenons un exemple avec Upwork, l’une des plateformes de freelancing les plus connues. 👀

Sur cette plateforme, on peut facilement trouver une assistante virtuelle pour différents tarifs, compétences, disponibilités et autres. L’avantage avec cette plateforme, c’est que ce sont les clients qui vont venir à toi. En étant bien référencé sur la marketplace, des prospects vont trouver ton profil. Si ton profil est bien optimisé, tu pourras facilement décrocher des missions. 

Ensuite, il faut savoir que tout se passe sur la plateforme. Tu pourras directement discuter avec tes clients et leur fournir le travail demandé. C’est aussi la plateforme qui s’occupe du paiement. Par contre, Upwork prendra une commission sur toutes tes ventes. 💰

Une autre méthode va simplement être de démarcher des entreprises et entrepreneurs web. Par mail, tu vas proposer tes services d’assistante virtuelle à des sociétés qui peuvent en avoir besoin. La prospection peut se faire par mail, via LinkedIn ou autres. 

C’est un bon moyen de trouver des clients sans passer par des plateformes, et donc éviter d’avoir à payer une commission à chaque mission réalisée. Passer en direct avec les clients permet aussi d’obtenir des missions sur le long terme. Ce qui n’est pas forcément le cas avec les plateformes de freelancing. 📈

Dans le cas où tu cherches un emploi d’assistante virtuelle, le principe est à peu près le même. Il existe de nombreux groupes Facebook où des entrepreneurs web proposent des offres d’emploi. Il est possible d’avoir un véritable contrat de travail, mais dans de nombreux cas, les employeurs voudraient que tu possèdes un statut d’auto-entrepreneur. 

Par conséquent, si tu souhaites effectuer le métier d’assistante virtuelle en tant que salarié, on te conseille de vérifier à l’avance si l’offre d’emploi concerne un CDI/CDD. 🔍

Étape 3 : Fidéliser ses clients 

Avoir des clients, c’est bien. Mais avoir des clients réguliers et fidèles, c’est ce qui te permettra de vivre de cette activité. Comme dans toutes autres activités de freelance, fidéliser ses clients est sûrement la partie la plus importante. Nous allons donc te donner quelques techniques pour travailler avec tes clients sur le long terme. 

Le premier conseil et le plus logique, c’est tout simplement le fait d’être professionnel. Même si ton travail est excellent, tu dois effectuer des missions dans le temps imparti, communiquer de façon professionnelle et autres. Si tu es professionnel, tes clients apprécieront travailler avec toi et continueront à te confier des missions. 🤝

Le deuxième conseil va bien évidemment être d’améliorer l’expérience client. Le but est simplement de fournir le même travail sans jamais diminuer la qualité. Tu dois absolument apporter de la valeur à tes clients. Autrement, ils passeront par un autre prestataire. 

De la même manière, la relation client est extrêmement importante. Montre à tes clients qu’ils peuvent te faire confiance. À côté, tu peux aussi présenter des opportunités à tes clients et leur donner des conseils. En réalité, le simple fait d’écouter les problématiques et recommandations de tes clients permettra d’améliorer ta relation clientèle.  

Attention toutefois, tous les clients ne sont pas bons à fidéliser. On te recommande de te concentrer uniquement sur les bons clients, qui peuvent te proposer des missions sur le long terme. Il ne sert à rien d’essayer de fidéliser des clients qui sont de mauvais payeurs et avec qui tu as une mauvaise relation. 🥶

Étape 4 : Passer un cap pour devenir un assistant haut de gamme 

En suivant une formation et en t’inscrivant sur des plateformes de freelancing, tu pourras sans doute trouver quelques clients. Mais il va être compliqué d’avoir assez de missions pour en vivre convenablement. Pour éviter cela, tu dois devenir un assistant virtuel haut de gamme ! 

Comment passer un cap afin de devenir un assistant virtuel rentable ? 🤔

De nombreuses personnes proposent leurs services en tant qu’assistants virtuels. Par conséquent, il y a une forte concurrence et les prix sont tirés vers le bas. Et c’est là que tu dois te présenter comme un assistant web haut de gamme. Autrement, tu ne pourras pas sortir du lot et te démarquer de la concurrence. 

Afin de te démarquer des autres assistants, tu dois absolument monter en compétence. En plus d’être professionnel, tu dois être le meilleur dans ce que tu fais. Si tu fais la même chose, de la même manière que les autres, tu ne pourras pas te démarquer. En montant en compétence, tu seras bien plus demandé. Et par conséquent, tu pourras augmenter tes prix. 🤑

Le facteur qui peut te faire passer un cap, c’est aussi le réseau. En plus de pouvoir trouver des clients plus facilement, tu vas augmenter ta valeur sur le marché. Les membres de ton réseau vont te recommander et par conséquent, tu ne seras plus en concurrence avec les milliers d’autres assistants. 

Pour être un assistant haut de gamme, tu ne peux pas te permettre de travailler avec trop de clients. Tu dois te concentrer sur un seul ou deux partenaires avec qui tu travailles sur le long terme. De cette manière, tu pourras nouer une relation de confiance et prendre plus de responsabilités dans ton travail. 💪

---

Voilà, tu connais maintenant toutes les étapes à suivre pour devenir assistant virtuel et gagner ta vie grâce à internet. En suivant les conseils qu’on t’a donnés dans ce guide, tu pourras démarrer sereinement dans ce milieu pour espérer en vivre sur le long terme. 💸

Si tu souhaites devenir assistant virtuel le plus vite possible, on te recommande de passer par une formation premium. Cela te permettra d’être opérationnel rapidement et de décrocher tes premières missions dans quelques semaines. Tu pourras aussi accéder à des offres d’emploi plus facilement grâce au réseau des formateurs. 👨🏼‍💻