Logiciels de Flex Office : Le guide complet pour optimiser vos bureaux hybrides

✍️ Mis à jour le 13 février 2026

Découvrez les meilleurs logiciels de flex office pour optimiser vos bureaux hybrides, améliorer l’organisation et maximiser l’utilisation de vos espaces.

Avec la généralisation du travail flexible et hybride les entreprises doivent réorganiser l’usage de leurs espaces de travail. Les bureaux ne sont plus attribués de manière fixe, et les équipes doivent savoir où travailler, quand et avec qui. Les logiciels de flex office permettent de réserver des postes et des salles, d’avoir une vision globale de l’occupation et d’optimiser les mètres carrés. Ces outils simplifient la vie des employés tout en donnant aux administrateurs des données fiables pour piloter leur espace et la planification des ressources.

Dans cet article, nous passons en revue huit solutions de flex office, avec leurs points forts, leurs spécificités, leurs prix de départ et leur intérêt concret selon le type d’entreprise et d’usage.

Solutions couvertes dans cet article

• Archie
  
• Deskare
  
• Robin
  
• Envoy
  
• Eptura Engage
  
• Skedda
  
• Deskbird
  
• m-work
  

1. Archie

Solution complète et équilibrée pour le flex office

Archie se distingue par sa capacité à couvrir l’ensemble des besoins d’une organisation hybride : réservation de bureaux et salles, suivi des taux d’occupation et autres. Disponible en français avec support local, il s’adresse aussi bien aux petites équipes qu’aux entreprises de taille moyenne.

Fonctionnalités principales

Pour les utilisateurs, Archie permet de réserver un poste ou une salle via un plan interactif, de voir qui est présent, de choisir une place proche de membres et collaborateurs de son choix, et de synchroniser les réservations avec Outlook, Google Calendar, Teams ou Slack. Pour les administrateurs, l’outil fournit un tableau de bord clair pour configurer les zones, appliquer des règles de réservation, suivre l’occupation en temps réel et identifier les espaces sous-utilisés. Cette approche double facilite la planification quotidienne tout en optimisant l’usage des bureaux.

Facilité d’usage

L’interface intuitive permet à un nouvel utilisateur de réserver un espace en quelques secondes. Les administrateurs peuvent ajuster les zones et les règles sans compétences techniques avancées, ce qui réduit le temps d’implémentation et favorise l’adoption par les équipes.

Tarification

Le plan Starter démarre à environ 2,8 $ par bureau/mois, avec un minimum de 159 $ par mois, tandis que le plan Pro offre des fonctionnalités supplémentaires pour environ 3,5 $ par bureau/mois. Pour plus d’informations, il est possible de réserver une démonstration du logiciel directement auprès d’Archie.

Retours utilisateurs

Les utilisateurs apprécient la clarté de l’interface, la rapidité de mise en place et le support en français. Les équipes notent que l’outil est à la fois simple pour les employés et suffisamment complet pour les administrateurs.

Différenciateurs

Archie se distingue par sa combinaison de facilité d’usage, de couverture fonctionnelle étendue et d’outils analytiques pour le pilotage des espaces. Ces caractéristiques lui permettent d’être classé numéro 1 sur des sites tels que G2 ou Capterra, autant pour sa facilité d’implémentation que son support 24/5.

2. Deskare

Solution française visuelle et structurée pour les équipes

Présentation

Deskare est un logiciel français qui mise sur la simplicité et la visualisation des zones. Il convient aux entreprises qui souhaitent une solution claire et facile à prendre en main.

Fonctionnalités principales

Les employés peuvent réserver un bureau ou une salle en visualisant rapidement la disponibilité sur un plan interactif. Les administrateurs peuvent configurer les zones et attribuer des droits d’accès par équipe, ce qui permet d’avoir une organisation claire sans surcharger l’interface.

Facilité d’usage

La prise en main est rapide pour les utilisateurs et les administrateurs, ce qui permet un déploiement immédiat dans des structures de petite à moyenne taille. La visualisation par zones facilite la compréhension des espaces disponibles.

Tarification

La tarification est généralement basée sur le nombre de zones ou de sites gérés, offrant une flexibilité selon les besoins.

Retours utilisateurs

Deskare est apprécié pour sa simplicité, son approche intuitive et sa localisation francophone, qui favorise l’adoption par les équipes.

Différenciateurs

L’approche par zones visuelles et la simplicité d’administration font de Deskare un outil efficace pour les organisations qui veulent une solution claire et fonctionnelle.

3. Robin

Plateforme intégrée pour planifier l’espace et l’équipe

Présentation

Robin combine réservation de bureaux et salles avec des outils d’analyse de l’occupation. Elle centralise toutes les réservations et fournit une vision globale de l’utilisation des espaces.

Fonctionnalités principales

Les utilisateurs peuvent consulter la disponibilité en temps réel, recevoir des suggestions d’emplacement et organiser leur journée selon la présence de leurs collègues. Les administrateurs disposent de tableaux de bord pour suivre les tendances d’occupation et optimiser les ressources et l’aménagement.

Facilité d’usage

L’interface se rapproche d’un calendrier classique, ce qui la rend intuitive pour les utilisateurs et réduit le besoin de formation. Côté administrateur, la gestion reste structurée mais accessible.

Tarification

La tarification est personnalisée selon le nombre d’utilisateurs et les fonctionnalités choisies, permettant de l’adapter à la taille de l’entreprise.

Retours utilisateurs

Robin est reconnu pour sa centralisation des réservations et ses intégrations avec les outils de calendrier. Le coût peut être élevé pour de grandes structures, mais la valeur ajoutée pour le pilotage des espaces est notable.

Différenciateurs

Robin se démarque par la combinaison de réservation et d’analytics avec une interface familière.

4. Envoy

Gestion intégrée des visiteurs et des espaces

Présentation

Envoy permet de gérer simultanément les visiteurs et la réservation d’espaces, idéal pour les entreprises accueillant régulièrement des clients ou partenaires.

Fonctionnalités principales

Les employés peuvent réserver bureaux et salles tout en pré-enregistrant leurs visiteurs. Les administrateurs ont une vue consolidée de tous les flux entrants et sortants, ce qui permet d’adapter la configuration des zones aux périodes de forte affluence.

Facilité d’usage

L’interface moderne et intuitive rend la réservation simple pour les employés et facilite le suivi des visiteurs pour les administrateurs.

Tarification

Les plans commencent autour de 5 $ par utilisateur actif/mois, incluant le desk booking selon l’offre choisie.

Retours utilisateurs

Envoy est apprécié pour la coordination des visiteurs et l’organisation des espaces. Cependant, il est à noter que bien que flexible dans sa couverture, l’application n’est pas spécialisée uniquement dans la gestion des salles et bureaux.

Différenciateurs

La gestion combinée des visiteurs et des espaces est particulièrement utile pour les entreprises avec des flux externes importants.

5. Eptura Engage

Solution robuste pour les grandes organisations

Présentation

Eptura Engage s’adresse aux grandes entreprises et aux environnements multi-sites. Elle offre des fonctionnalités avancées de reporting et de planification.

Fonctionnalités principales

Les utilisateurs peuvent réserver bureaux et salles et consulter les plans des différents sites. Les administrateurs disposent de tableaux de bord détaillés pour suivre l’occupation, optimiser l’aménagement et piloter l’immobilier à grande échelle.

Facilité d’usage

Puissant mais exige une mise en place plus structurée. Les administrateurs doivent planifier soigneusement le déploiement.

Tarification

Sur devis, adaptée aux besoins spécifiques des grandes structures.

Retours utilisateurs

Apprécié pour ses fonctionnalités avancées et ses rapports détaillés, mais sa complexité peut ralentir l’adoption.

Différenciateurs

Idéal pour les entreprises multi-sites et les grandes organisations nécessitant des données analytiques avancées.

6. Skedda

Réservation avec règles avancées et contrôle fin

Présentation

Skedda se distingue par son moteur de règles qui permet de définir des restrictions précises sur l’usage des espaces.

Fonctionnalités principales

Plans interactifs, règles détaillées sur la durée, les droits d’accès et les priorités d’utilisation. Les utilisateurs peuvent réserver facilement, tandis que l’administrateur garde un contrôle strict sur l’usage.

Facilité d’usage

La configuration des règles demande un peu de temps, mais la réservation quotidienne reste simple pour les employés.

Tarification

À partir de 99 $ par mois pour un nombre limité d’espaces, avec possibilité d’extension.

Retours utilisateurs

Fiable et efficace pour les organisations ayant des politiques internes strictes.

Différenciateurs

Le moteur de règles avancé permet de gérer des contextes avec contraintes importantes.

7. Deskbird

Coordination de la présence et réservation collaborative

Présentation

Deskbird combine réservation et visibilité sur la présence, favorisant la coordination des équipes au bureau.

Fonctionnalités principales

Les utilisateurs peuvent réserver un poste ou une salle tout en voyant quels collègues seront présents. Les administrateurs suivent l’occupation par équipe et ajustent les ressources selon la fréquentation.

Facilité d’usage

Interface fluide sur desktop et mobile, intuitive pour tous.

Tarification

Environ 2,50 € par utilisateur et par mois (dans le cas d’un forfait annuel) pour les modules de base.

Retours utilisateurs

Apprécié pour la visibilité sur les collègues, facilitant la planification collaborative.

Différenciateurs

Focalisation sur la coordination des équipes et la présence collective.

8. m-work

Solution française simple et ergonomique

Présentation

m-work offre une gestion visuelle et simple des bureaux, salles et parkings, adaptée aux PME et ETI françaises.

Fonctionnalités principales

Plans interactifs, réservation de postes et salles, suivi des disponibilités et reporting simple.

Facilité d’usage

Interface intuitive, adoption rapide pour les utilisateurs et administrateurs.

Tarification

Abonnement SaaS ajusté selon la taille de l’entreprise, prix sur demande.

Retours utilisateurs

Apprécié pour sa simplicité et sa rapidité de déploiement.

Différenciateurs

Solution locale, adaptée aux structures souhaitant une solution fonctionnelle et rapide à mettre en place.

Comment choisir son logiciel de flex office

Le choix dépend de la taille de l’entreprise, du type d’usage, du niveau de contrôle souhaité et du budget. Pour les petites structures, Deskare, Skedda ou m-work offrent simplicité et efficacité. Pour les entreprises moyennes, Archie, Robin et Deskbird combinent facilité d’usage, suivi de l’occupation et coordination des équipes. Pour les grandes entreprises ou multi-sites, Archie, Eptura Engage et Envoy offrent des outils avancés pour le reporting et la gestion des flux.

Selon les priorités : la coordination d’équipe est facilitée par Deskbird et Archie, la gestion des visiteurs par Envoy ou Archie, et le contrôle des règles par Skedda. La tarification par bureau ou par utilisateur influence également le choix.

Dans la plupart des contextes, Archie reste la solution la plus complète, alliant simplicité, support francophone et couverture fonctionnelle étendue, tout en pouvant être comparée aux solutions plus spécialisées selon les besoins. L’application est disponible dans plusieurs langues également, dans le cas d’une équipe internationale.

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